Ile macie ikon rozmieszczonych na swoich biurkach w komputerze? Ćwierć ekranu? Połowa? Widać z zza nich tę piękna tapetę, jakiej szukaliście kilka jeśli nie kilkanaście minut? Może czas na jakieś porządki?

Biurka u siebie używam jak skrzynki wrzutowej. Tutaj lądują wszystkie pliki nad jakimi pracuję, jakie otrzymuję w mailu lub ściągnę z internetu. Właściwie każdy plik przechodzi u mnie przez biurko. Jak widać bardzo szybko może powstać bałagan. Jednak ikony jakie się na nim znajdują mogę policzyć na palcach. Jak ja to robię? Już tłumaczę.

Musiałem wprowadzić pewne reguły i założenia, aby regularnie robić porządki. Na początku obserwowałem sposób w jaki pracuję i jak długo korzystam z plików, które umieszczam na pulpicie. Z moich obserwacji wynikło, że dany plik wykorzystuję przez maksymalnie 6 godzin. Jednak zdarzały się wyjątki, kiedy z danych plików korzystałem sukcesywnie przez kilka dni.

Następnie przyjrzałem się temu co się dzieje z plikami po tym jak mi nie są już potrzebne. Część z nich musi być zarchiwizowana natomiast znakomita większość lądowała w koszu. Te co archiwizowałem lądowało w jakimś folderze w katalogu Dokumenty, ale niektóre określone typy, takie jak faktury, umieszczałem w Evernote. Jeśli część z tych czynności mógłbym zautomatyzować, to oszczędziłbym sporo czasu.

Zrzut%20ekranu%202014-04-24%20o%2015.45.12.png

Folder inbox

Hazel jest reklamowany jako prywatna gosposia, więc wydawał się idealny do celu, jaki sobie postawiłem. Na początek stworzyłem folder inbox, do którego miały trafiać elementy, które za długo leżały na widoku. Dodatkowo założyłem sobie, że jeśli z danego pliku będę chciał korzystać dłużej, to oznaczę go zielonym kolorem. W ten sposób powstała bardzo prosta reguła, którą widzicie poniżej.

Zrzut%20ekranu%202014-04-24%20o%2016.05.55.png

Na początku miałem problem z tym, że folder inbox bardzo szybko mi puchł i lądowały w nim pliki, których nie miałem zamiaru więcej użyć. Bardzo szybko sobie wykształciłem nawyk, że jeśli kończę dane zadanie, to usuwam do kosza pliki, których już nie będę wykorzystywał. Hazel jest wyposażony w bardzo przydatną funkcję czyszczenia kosza. Możemy zdefiniować, że jeśli dany element jest w koszu dłużej niż określony czas, to jest on automatycznie usuwany. U mnie są to 4 godziny.

Import faktur do Evernote

Kolejnym krokiem było zautomatyzowanie zapisanych na biurku faktur do Evernote. Ale jak odróżnić faktury od innych PDFów? Poza tym każda faktura jest inna. Hazel tutaj okazał się nieoceniony. W przypadku rachunków za prąd, faktury ściągam bezpośrednio ze strony firmy, która mi dostarcza energię. Wystarczy sprawdzić w parametrach pliku z jakiego adresu został on pobrany.

Zrzut%20ekranu%202014-04-24%20o%2016.06.10.png

Rachunki za internet otrzymuję za pośrednictwem maila. Tutaj nie mam do dyspozycji tego parametru. Hazel jednak potrafi przeszukiwać pliki pod względem ich zawartości. Wystarczyło poszukać dwóch fraz – nazwy firmy i ciągu Faktura VAT.

Zrzut%20ekranu%202014-04-24%20o%2016.06.37.png

Kolejnym krokiem było umieszczenie tych plików w Evernote. Okazuje się, że ta aplikacja posiada zaimplementowane wsparcie dla AppleScript i cała operacja jest bardzo prosta. Możemy nawet stworzyć notatkę w konkretnym notatniku i nadać jej swoje tagi. Wszystko za pomocą krótkiego skryptu.

1
2
3
4
tell application "Evernote"
 activate
 create note from file theFile notebook {"faktury"} tags {"rwe", "faktura"}
end tell

Te kilka reguł pozwala mi w łatwy sposób utrzymać porządek na biurku w komputerze. O wiele przyjemniej się wtedy pracuje i wszystkie potrzebne rzeczy mam pod ręką. Poniżej możecie pobrać reguły, których ja używam i wykorzystać je podczas robienia swoich porządków.

Pobierz moje reguły

Zdjęcie w nagłówku: Flickr